はじめに

ダイレクトメール（以下DM）は、企業が顧客とのつながりを強めるために欠かせない販促手段です。特に会員向け案内やキャンペーン告知など「少部数でも確実に届けたい」場面で威力を発揮します。しかし現場レベルで見れば、DMの封入・封緘作業は思いのほか煩雑で、人手や時間を大きく消耗する業務となっています。本稿では、少部数DM発送における作業実態を整理し、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）による解決策を提示します。

封入・封緘作業の実態

1．作業工程の多さ
DM1通を発送するだけでも、以下のステップが必要です。
・印刷物の仕分け
・複数点の封入（本体、返信はがき、チラシなど）
・封筒への挿入
・封緘（糊付けや両面テープ貼付）
・宛名ラベル貼付
・郵便区分ごとの仕分け

小ロットでもこれらの作業は省略できず、たとえ数十件であっても一定の手間が発生します。

2．ヒューマンエラーの発生
作業が手作業中心となるため「誤封入」「封緘漏れ」「ラベル貼付ミス」といったヒューマンエラーが起こりやすいのも特徴です。誤配は顧客信用を大きく損なうため、品質管理に神経を使います。

3．人員確保の難しさ
短期間で集中的に処理が必要なことが多く、繁忙期には人員確保が悩みの種となります。特に少部数案件では外注が敬遠されがちで、社内で残業対応となるケースも少なくありません。

実際の課題事例

・学習塾：新年度の数百名に対するコース案内。複数種類の封入物があり、手作業では誤封入が多発。
・士業事務所：定期ニュースレターを数十通発送。専任担当を置けず、毎回所員が持ち回りで対応。
・展示会主催者：招待DMを小部数発送。会期直前で作業が集中し、発送遅延のリスク。

どの事例でも共通するのは「少部数だからこそ効率化されにくく、現場の負担が大きい」という点です。

解決策：BPO活用のメリット

こうした課題に対し、BPOによる封入・封緘代行は有効な解決策となります。

1．小ロット対応の柔軟性
数十件単位でも受託可能な体制を整えることで「頼みにくい」を解消。突発案件にも即応できます。

2．品質の安定化
専用設備や熟練スタッフによる二重チェックで、誤封入やラベル貼付ミスを最小限に抑制。顧客信用の維持に直結します。

3．人件費と時間の削減
社内スタッフの残業対応や管理工数を削減し、本来業務に専念できます。結果的にトータルコスト削減につながります。

4．発送までワンストップ
印刷から封入・封緘、発送ラベル発行、郵便局・宅配業者への持ち込みまで一括対応可能。現場のオペレーション負担を根本から軽減します。

彩匠堂の取り組み

当社では少部数・中ロットのDM発送支援に力を入れており、特に封入・封緘といった「面倒な部分」を引き受ける体制を整えています。

・最小数十件単位での依頼が可能
・印刷物とデータをお預かりし、封入から発送までを一括対応
・作業現場は二重チェック体制で品質保証
・リードタイム短縮により「明日までに届けたい」といった要望にも柔軟対応

さらに彩匠堂の大きな特徴は、印刷から後加工までをワンストップで高品質に仕上げられる設備と人材です。

・オフセット印刷を凌駕する高画質と短納期対応を両立する JetPress
・小ロット対応や多様な用紙に強い 菊四サイズPOD機
・創業以来、確かなデジタル処理技術を培ってきた DTPオペレーター
・用紙特性を熟知し、スピーディーな出力に応える 出力オペレーター
・短納期でも正確に作業を遂行できる BPO部隊

これらが一体となることで、DM発送業務を単なる「手作業の代行」ではなく、高品質かつ安心して任せられる業務支援として提供しています。

まとめ

少部数のDM発送は「手間がかかる割に効率化しにくい」典型的なバックオフィス業務です。社内で抱え込むほど負担は増し、誤封入や納期遅延といったリスクを高めます。BPOを活用することで品質を維持しつつ業務をスリム化でき、結果として企業の信頼性と顧客満足度を高めることが可能です。

彩匠堂は、こうした現場の負担を軽減し、安心してお任せいただける体制を整えています。DM発送に関するお悩みがあれば、ぜひお気軽にご相談ください。