請求書発行・郵送代行サービスで経理業務を効率化

企業の経理担当者にとって、請求書発行は毎月必ず発生する大きな業務です。特に数千件単位の請求書を処理している企業では、印刷・封入封緘・発送といった作業に多くの人手と時間を割かれています。インボイス制度の開始による記載内容チェックの負担も加わり、業務量は年々増加しています。

株式会社彩匠堂では、印刷・発送BPOの強みを活かし「請求書発行・郵送代行サービス」を提供しています。請求書処理を一括でお任せいただくことも可能ですが、当社の特徴は部分的な業務だけを切り出して依頼できる柔軟性にあります。

例えば、請求書は自社で発行するが、封入封緘と郵送作業だけを任せたい。そんなニーズにも対応できます。大量請求書の処理を外注することで、経理担当者の残業やヒューマンエラーを大幅に減らすことができます。

請求書業務が抱える課題

数千件規模の請求書を毎月処理するのに多大な時間がかかる

• 封入や宛先チェックに追われ、経理担当者が本来業務に集中できない
• 手作業ゆえに誤封入・誤送付といったヒューマンエラーが起きやすい
• 郵送資材・人件費・郵便局への持ち込みコストがかさむ
• テレワーク環境では対応できず、出社が必要になる

これらは単なる事務作業の問題ではなく、取引先との信頼や入金サイクルに直結するリスクでもあります。

彩匠堂の請求書発行・郵送代行サービスとは

• 一括対応：請求データをお預かりし、印刷から封入封緘・郵送まで代行
• 部分的対応：「発行は自社で行うので、封入封緘から郵送までを任せたい」といった依頼にも対応可能
• 郵送専業：電子配信には対応しておらず、すべて郵便で発送。配送状況は郵便局に準じ、開封状況レポートは不可
• セキュリティ：プライバシーマーク取得企業として、データを厳格に管理

利用のメリット

1. 経理業務の効率化

封入封緘や郵送といったノンコア業務を切り出せるため、担当者は請求内容のチェックや分析といった本来業務に専念できます。

2. ヒューマンエラーの防止

宛先違い、封入漏れといった人的ミスを削減。代行によって請求トラブルのリスクを軽減できます。

3. コスト削減

郵送資材や郵便局持ち込みの人件費を削減。結果的に全体コストを抑えることができます。

4. テレワーク促進

請求書発送のためだけに出社する必要がなくなり、リモートワーク環境の構築を後押しします。

中小零細企業の電子化状況と代行の意義

近年「電子請求書」への移行が注目されています。大手企業では導入率がほぼ100%に達しつつありますが、中小零細企業では導入が進んでいないのが実情です。

各種調査や市場感覚でも、中小零細企業の電子化対応率は約30%程度にとどまると考えられます。残りの7割は依然として紙ベースで請求書を発行しており、手作業による処理・ミス・残業が常態化しています。

つまり、人的作業に依存している企業ほど代行のメリットが大きいのです。封入や発送を外部に委託するだけで、業務負荷は劇的に軽減されます。

導入効果の一例

実際に当社へご依頼いただいたケースでは、毎月2000件以上の請求書発送を代行しました。

• 経理担当者の残業がほぼゼロに
• 封入・送付間違いが激減
• 発送作業のための人員を他業務に再配置できた

「請求書を処理するために人を雇う」状態から脱却でき、会社全体のリソース最適化につながりました。

どんな企業におすすめか

• 毎月数千件以上（2000件〜）の請求書を発行している企業
• 請求書の発行時期になると経理担当者の手が封入やチェック作業で埋まってしまう企業
• テレワークを進めたいが、請求書業務のために出社を余儀なくされている企業

まとめ：請求書発送を外注するという選択

請求書業務は企業活動に不可欠ですが、同時に最も効率化の余地が大きい分野でもあります。

株式会社彩匠堂は、印刷から封入封緘・郵送までをワンストップで担うだけでなく、部分的な業務切り出しにも対応できる柔軟さを持っています。電子配信には対応していませんが、紙による郵送に特化することで確実な発送と安定した処理を実現しています。

中小企業の多くがまだ紙の請求書に依存している今こそ、人的作業に頼らない仕組みを構築することが競争力の鍵となります。

「請求書の処理に追われている」
「経理担当者をもっと本来業務に集中させたい」

そう感じている企業様は、ぜひ一度ご相談ください。彩匠堂が御社のバックオフィス業務をしっかりとサポートします。